La dichiarazione puo' essere fatta da tutti i cittadini italiani o della Comunità Europea, o da cittadini non comunitari, se i fatti che dichiarano sono comprobabili da una Pubblica Amministrazione italiana o della Comunità Europea.

Il cittadino si assume la responsabilità di quanto dichiara e ne risponde penalmente in caso di dichiarazione falsa o mendace, come previsto dall'art. 76 del dPR 445/2000.

L’atto notorio o di notorietà è competenza esclusiva del notaio poiché non è sempre facile ricostruire una situazione; è però possibile, in alcuni casi, redigere una una dichiarazione che sostituisce l’atto notorio, nella quale si affida al cittadino stesso l’onere di dichiarare qualcosa di cui è a conoscenza. 

Possono utilizzare la dichiarazione sostitutiva dell’atto notorio:

• cittadini italiani;

• cittadini dell’Unione Europea;

• cittadini extracomunitari regolarmente soggiornanti in Italia, limitatamente ai dati verificabili o certificabili in Italia da soggetti pubblici;

• cittadini extracomunitari in procedimenti relativi a materie per cui esiste una convenzione fra il loro Paese d’origine e l’Italia, fatte salve le speciali disposizioni contenute nelle leggi e nei regolamenti concernenti la disciplina dell'immigrazione e la condizione dello straniero.

La Dichiarazione Sostitutiva dell’Atto di Notorietà può riguardare:

• situazioni, fatti, qualità personali, a diretta conoscenza del cittadino e che non si possono autocertificare. Ad esempio, in caso di successione a seguito di decesso, un erede può dichiarare gli eredi legittimi (anche in caso di testamento), con dichiarazione sostitutiva di atto notorio. Chi sottoscrive la dichiarazione deve elencare i dati (cognome, nome, data e luogo di nascita, residenza e grado di parentela con il defunto) di tutti gli eredi, incluso il dichiarante se erede;

• atti di delega al compimento di una attività materiale quale: ritiro o consegna di documenti tra organi della pubblica amministrazione, riscossione pensione o compensi economici;

• dichiarazioni di impegno previste da bandi per la partecipazione di concorsi (dichiarazione di conoscenza delle disposizioni che regolano lo specifico procedimento);

• la conformità di una copia all'originale.

Si possono dichiarare anche dati riguardanti terze persone, di cui si è a conoscenza.

La Dichiarazione Sostitutiva di Atto di Notorietà deve essere redatta dal dichiarante, su una pagina bianca o sul modello allegato.

Gli uffici della Pubblica Amministrazione o gli esercenti di pubblici servizi (Aziende municipalizzate, ENEL, TELECOM, ecc.) sono obbligati ad accettare tali dichiarazioni, senza autentica di firma, il cittadino può quindi produrre una autocertificazione con documento di identità allegato.

I soggetti privati hanno facoltà di accettare tali dichiarazioni ma non sono obbligati a farlo, inoltre possono chiedere che la firma sia autenticata; in tal caso la firma deve essere effettuata alla presenza del funzionario comunale incaricato dal Sindaco, ed è soggetta all'imposta di bollo da Euro 16,00 ad eccezione delle esenzioni previste dalla legge e che devono essere dichiarate dal firmatario.

Dichiarazione sostitutiva di atto di notorietà

La pratica viene evasa entro 30 giorni lavorativi dalla presentazione della domanda

Non si possono autodichiarare:

• dichiarazioni relativi a fatti e situazioni futuri;

• scritture private;

• dichiarazioni d’impegno;

• accettazioni o rinunce d’incarico;

• procure;

• dichiarazioni a contenuto negoziale regolate dal Codice Civile.